Exact koppeling instellingen

Met Exact kan je de volgende gegevens versturen en ontvangen. Sommige informatie kan alleen verstuurd worden, sommige informatie kan alleen ontvangen worden. Dit staat in de tabel hieronder:

Om jouw boekhouding te koppelen moet je het volgende doen:

1. Klik op de link https://start.exactonline.nl/api/oauth2/auth?clie...
2. Log in met je Exact gegevens.

Let op

Als je inlogt met een boekhouderslicentie dien je in Exact de divisiecode/administratiecode te noteren om deze te gebruiken. Ga anders door naar stap 4.

3. Alleen als je een boekhoud licentie hebt. Via de volgende stappen kun je deze vinden in Exact Online:
   1. Ga in je Exact Online linksboven naar je administratie (linkermuis) en klik daarna op 'alle opties'.
   2. Wijs je linkermuis op de code van je administratie (in voorbeeld hieronder "1" of "2")
   3. De adminstratie_id is nu de meest linkse division code in de URL links onderaan de pagina (zie pijl)
4. Na inloggen krijg er een authorisatiecode en refreshtoken uit.
5. Ga naar Apollo en ga verder naar 6.
6. Vul "Jouw authenticatiesleutel" en "Jouw refreshtoken" in in Apollo onder instellingen > koppelingen > exact koppeling

Let op

Heb je een boekhouder licentie, vul dan ook hier de divisiecode in.

7. Vervolgens vink je aan of je contacten wilt synchroniseren. Dan openen alle contacten die in Apollo en Exact zijn ingevoerd. Deze moet je nu aan elkaar koppelen door in de dropdown naast het contact het corresponderende contact te selecteren.
8. Hierna vink je aan dat je facturen wilt gaan koppelen naar Exact. Geef bij facturen aan vanaf welke verstuurdatum je wilt dat er facturen worden gesynchroniseerd tussen Apollo en Exact.
9. Als je dat gedaan hebt kan je er voor kiezen om ook de grootboekrekeningen, kostenplaatsen en betaal statussen te synchroniseren. Dit is niet verplicht als je ze niet gebruikt. Dus je kan ze ook uit laten.
10. Scroll door naar de BTW codes.
11. Er staan hier acht regels met BTW codes in Apollo, met daarnaast dropdowns met de BTW codes uit jouw administratie. Ook deze moet je aan elkaar koppelen. Dit door de corresponderende beschrijving te selecteren in de dropdown naast de Apollo BTW code.
12. Als je nu alles gekoppeld hebt, klik op de groene button “instellingen opslaan”.

Exact administraties kunnen op veel manieren worden ingericht. 

Controleer na het koppelen de volgende instellingen om zeker te weten dat de Exact koppeling goed zal functioneren.

- Controleer of er voldoende rechten zijn toegekend aan Apollo. Dit kunt u doen met de volgende stappen:

1. Ga naar Mijn Exact Online > Beveiligingscentrum > "Machtigingen voor mijn apps" 

2. Klik op Apollo 

3. Klik op Administraties beheren.

4. Klik vervolgens op het pijltje naar rechts, zodat de administraties in de kolom "Geselecteerde administraties" komt.

5. Klik op "Opslaan en sluiten".

- Er dient een betaalconditie toegevoegd in Exact te worden bij de instellingen van het inkoopdagboek (Instellingen > Algemeen > Betalingsconditie inkoop) 

- De periode indeling dient overeen te komen met periode indeling in Apollo. In Apollo wordt standaard gebruik gemaakt van 12 perioden. Wanneer in Exact Online een kwartaalboekhouding wordt gevoerd (4 periodes) matched dit niet