E-mail & PDF instellingen
Onder e-mailinstellingen kan je alle standaard teksten invullen die de e-mails vanuit jouw Apollo systeem moeten hebben. Dit werkt als volgt:
- Login in Apollo.
- Ga links in het menu naar instellingen.
- Ga in de horizontale navigatie naar e-mail instellingen.
- Selecteer met de open- en dichtklap pijltjes het onderwerp waarvan je een email tekst wilt veranderen.
- Open de categorie en zoek de tekst die je wilt veranderen.
- Zoek de email of de footer tekst (tekst aan de onderkant van een factuur of coachcontract) van een factuur op en verander deze tot je er tevreden over bent.
- Klik op instellingen opslaan.
- De wijzigingen zijn verwerkt.
Email instellingen tags
Tags kan je gebruiken om content dynamisch in te laden. Anders gezegd, door een tag te gebruik kan je content met verschillen woorden op de plek van de tag maken, zonder dat je daar iets aan moet veranderen.
Dit werkt als volgt: Stel je mail begint met de volgende zin:
Beste ||KLANTNAAM||.
In de bijlage van deze email…
Op de plek waar nu ||KLANTNAAM|| staat wordt automatisch de volledige naam van de cliënt geplaatst wanneer je deze template als contract gebruikt. Deze komt er dan als volgt uit te zien:
Beste Voornaam Tussenvoegsel Achternaam
Op dit moment zijn de volgende variabele tags beschikbaar voor de volgende e-mails:
Coachcontract versturen begeleidende mail:
- ||BEDRIJFSNAAM|| - naam van het bedrijf
- ||KLANTNAAM|| - Volledige naam client
- ||VOORNAAM|| - Voornaam client
- ||ACHTERNAAM|| - Achternaam client
- ||TUSSENVOEGSEL|| - Tussenvoegsel client
- ||OFFERTENUMMER|| - Opvolgnummer coachcontract
- ||SITEEMAIL|| - Emailadres uit systeem
Bericht versturen begeleidende mail:
- ||PORTALBERICHTLINK|| - Link naar de portal
Factuur versturen begeleidende mail:
- ||KLANTNAAM|| - Volledige naam client
- ||VOORNAAM|| - Voornaam client
- ||ACHTERNAAM|| - Achternaam client
- ||TUSSENVOEGSEL|| - Tussenvoegsel client
- ||FACTUURNUMMER|| - Opvolgnummer factuur
- ||SITEEMAIL|| - Emailadres uit systeem
- ||EXPIRYDATE|| - verloopdatum factuur
Mail Afspraak inboeken:
- ||FULLNAME|| - Volledige naam client
- ||APPOINTMENTNAME|| - Geselecteerde dienst van coachingsmoment
- ||FULLDATE|| - Volledige datum en tijd van coachingsmoment
Mail Afspraak extra persoon toevoegen:
- ||COACHFULLNAME|| - Volledige naam coach
- ||COACHEEFULLNAME|| - Volledige naam client
- ||EXTRAPERSONFULLNAME|| - Naam extra persoon
- ||APPOINTMENTNAME|| - Geselecteerde dienst van coachingsmoment
- ||FULLDATE|| - Volledige datum en tijd van coachingsmoment
Mail afspraak inboeken:
- ||LOCATIONNAME|| = Naam locatie
- ||LOCATIONADDRESS|| = Adres locatie
- ||COMBINEDDATE|| = Startdatum + starttijd + eindtijd (bijv. 21-03-2021 08:30 - 09:30)
- ||FULLDATE|| = Startdatum + starttijd + einddatum + eindtijd (bijv. 21-03-2021 08:30 - 21-03-2021 09:30)
Footer factuur instellingen op de PDF van de factuur
Naast de e-mails die standaard bij een factuur worden gemaakt, en gestuurd, kunnen ook de footers van de PDF's van de facturen worden ingesteld met TAGS. De footer is de onderkant van de factuur. Welke tags je hier kan gebruiken, staat hieronder vermeldt. Dit werkt als volgt:
- Login in Apollo
- Ga naar instellingen
- Klik op e-mail en PDF instellingen bovenaan de pagina.
- Scroll naar beneden waar je het kopje pdf instellingen tegen komt.
- Klik op PDF instellingen.
- Kies de betaalmethode waar van je de footer aan wilt passen.
- Pas deze aan met de tags die je hier graag in wilt zien.
- Klik rechtboven op "instellingen opslaan".
Factuur PDF footer
- ||FOOTERTOTAAL|| - Totaalbedrag factuur
- ||EXPIRYDATE|| - Verloopdatum
- ||BANKACCOUNTNUMBER|| - Bankrekeningnummer
- ||ADMINCOMPANYNAME|| - Bedrijfsnaam coach
- ||INVOICENUMBER|| - Factuurnummer
- ||SITEEMAIL|| - E-mailadres uit systeem
- ||PURCHASENUMBER|| - inkoopnummer
- ||ADMINCOMPANYADDRESS|| - Adres uit instellingen
- ||ADMINCOMPANYZIPCODE|| - postcode uit instellingen
- ||ADMINCOMPANYCITY|| - plaats uit instellingen
- ||ADMINPHONE|| - telefoonnr uit instellingen
- ||ADMINVAT|| - BTW nr uit instellingen
- ||ADMINKVK|| - KVK uit instellingen
- ||ADMINBIC|| - BIC uit instellingen