Coachcontract maken: 15 zakelijke en inhoudelijke tips.

Wij beschikken over templates in onze coaching software voor coachcontracten die gratis in onze software kunnen worden gebruikt. Bekijk de mogelijkheden.

Een coachcontract is het belangrijkste instrument om jouw toekomstige cliënten (coachees) of opdrachtgever (in het geval van een bedrijf) te overtuigen nadat je persoonlijk contact hebt gehad. Branche organisaties als Nobco vinden het belangrijk dat hun leden duidelijk op papier zetten wat een coachee of opdrachtgever van een coach mag verwachten. Om deze duidelijkheid te verschaffen is het slim om je coachcontract op te delen in twee onderdelen. Het ‘leer’ coachcontract, waarin je de inhoudelijk werkzaamheden en relatie verduidelijkt, en het ‘zakelijke’ coachcontract waarin je de zakelijke afspraken omschrijft tussen coach en coachee of opdrachtgever. Beide onderdelen van het coachcontract worden hieronder beschreven. Ook staan er een aantal voorbeelden bij. Vervolgens staan er ook nog aantal punten omgeschreven waar je rekening mee moet houden als je een coachcontract maakt.

Wat staat er in het leer coachcontract?

Het leer coachtraject gaat over het doel om gecoacht te worden, de manier van coachen, hoe deze worden gemeten en een verwacht tijdspad van de sessies. Ook hebben we een aantal voorbeeld teksten toegevoegd die je zou kunnen gebruiken ter inspiratie, of letterlijk kan overnemen.

Het doel van de coaching sessies

Dit is misschien wel het belangrijkste onderdeel: Met het doel van de coaching sessies worden de persoonlijke veranderingen bedoeld die jij als coach bij de coachee wil bereiken. In het geval van mensen met burn-out klachten kan dat betekenen dat ze zich vitaler voelen of minder controle willen hebben. Of in een werk- of loopbaan gerelateerde casus wil je er voor zorgen dat mensen zich weer vitaler willen voelen in hun werk.

In een omschrijving van het doel beschrijf je vaak eerst hoe de huidige situatie is, en waar je vervolgens naartoe wilt werken. Een omschrijving van het doel in een coachcontract kan er als volgt uitzien:

Tijdens het intake werd mij duidelijk dat je op dit moment last hebt van … Daarom wil in het coachingstraject het volgende met je proberen te bereiken:

• Controle loslaten
• Wekelijks sporten
• Gezondere levensstijl bereiken

Jouw methode of werkwijze

Om een doel te verwezenlijken gebruiken de meeste coaches een werkwijze of een zelf ontwikkelde methode. In het coachcontract zet je je jouw manier van werk dan uiteen. Wees niet te bang dat mensen je methode stelen. Hoe helderder je bent over hoe je werkt, hoe sneller een coachee zich zal herkennen en beter je de betrokkenheid kan creëren die je graag van een coachee wil zien. Je zou jouw (of een) methode als volgt kunnen omschrijven in jouw coachcontract.

De methode die ik toepas om jouw te helpen controle los te laten is afkomstig van…

Of wanneer je de methode zelf hebt ontwikkeld. Voor het loslaten van controle gebruik is mijn, “wat zou je doen als methode”. Deze bestaat uit de volgende stappen:

1. Inzicht verkrijgen in de oorzaak van jouw controle.
2. Uitleg wat te veel controle tot gevolg kan hebben.
3. Vaststellen welke stappen je wilt gaan nemen om de controle los te laten.
4. Opdrachten en tussentijdse evaluatie van de opdrachten.
5. Evaluatie van de einddoelen en invulling voor de toekomst. (evaluatie vindt plaats d.m.v. gesprekken en een formulier aan het einde van alle sessies.)

Bekijk een demonstratie van het coachcontract

Omgang en samenwerking

De omgang tussen coach en coachee is belangrijk om een goed resultaat te realiseren. Zowel voor coach als coachee. Professionaliteit en werkethiek zijn hier essentieel om te omschrijven. Jij vindt het als coach erg belangrijk dat de coachee open en eerlijk is. Zonder deze basis is het moeilijk om tot een goed resultaat te komen en kan je fouten maken die ten koste gaan van de coachee. Andersom vind de coachee het belangrijk dat zijn gegevens vertrouwelijk worden behandeld. Zeker wanneer er een werkgever in het verhaal meedoet. Een voorbeeld hiervan is:

In het intake formulier en tijdens de kennismakingssessie heb je aangegeven dat je … wilt. Om dit te bereiken verwacht ik het volgende van je om dit te kunnen bereiken:

• Dat je open en eerlijk antwoord op alle vragen.
• Dat je altijd alle informatie verteld die je tot je beschikking hebt over een bepaald onderwerp.
• Dat je alle opdrachten die we afspreken te doen uitvoert.

Daarnaast mag je van mij als coach verwachten dat:

• Ik zeer vertrouwelijk met jouw gegevens om ga.
• Mij zelf heb geconformeerd aan de ICE gedragscode (Of een andere standaard waaruit blijkt dat jij ethisch handelt)
• Dat ik deskundig en professioneel zal handelen tijdens (maar ook buiten) sessies om je zo goed mogelijk te helpen.

Evaluatie

Om de vooruitgang te beoordelen tijdens het coaching traject wordt er vaak geëvalueerd. Deze evaluaties zijn input voor de behandeling. Soms komt hier uit naar voren dat er een andere richting beter is om het gewenste resultaat te bereiken. Het is goed om dit aan te geven in het coachcontract en uit te leggen hoe dit proces werkt. Wellicht kan je ook aangeven wanneer de sessie succesvol zijn en wanneer niet. Dat zou je op de volgende manier kunnen doen:

Om inzicht te verkrijgen in de voortgang maak ik tijdens de sessies gebruik van evaluatie formulieren. Het is belangrijk voor het coaching traject dat deze zo eerlijk en open mogelijk worden ingevuld. Tijdens de sessies zullen we deze gebruiken om de voortgang te toetsen en eventueel bijsturing te geven om het moment dat blijkt dat zaken nog niet lekker gaan. De evaluatie wordt inzichtelijk gemaakt door het invullen van evaluatieformulieren. Hier wordt omschreven wat er goed gaat, wat er fout gaat, wat opviel tijdens de sessies, of zaken anders kunnen, wat de gevolgen hiervan zouden kunnen zijn, hoe dit er in de praktijk uit zal komen te zien en welke vragen je nog hebt. De formulieren bespreken we tijdens de sessies.

Communicatie

Communicatie is ook belangrijk onderdeel om vast te leggen in het coachcontract. Sommige coachee hebben soms de behoefte om direct feedback te krijgen op hun handelen. De vraag is hoe jij daar als coach mee om wilt gaan. Ben je een 24/7 hotline, of wil je alleen op de moment dat er sessie plaatsvindt contact hebben. En welke middelen gebruik voor dit contact. Werk je met Skype, Whatapp, SMS, E-mail, of alleen via een  website met klantportaal. Hier kan de informatiestroom erg onoverzichtelijk van worden. Omschrijf dan duidelijk hoe jij dit wilt aanpakken. Dit zou er zo uit kunnen zien:

Als professional werk ik met een cliënt management systeem. Hierin worden alle gegevens van onze gesprekken beveiligd opgeslagen op één plek waardoor ik en jij goed inzicht krijgt in het coaching traject. Vanuit dit cliënt management systeem kan je berichten sturen die ik beantwoord en je kan hier eventuele documenten plaatsen zodat ik deze kan lezen. Ook kan je hier documenten vinden die je helpen bij je coaching traject. Daarom wil ik je vragen om alle communicatie via dit systeem bij mij binnen te laten komen. De weten we zeker dat jouw gegevens goed beveiligd zijn en is het dossier altijd compleet. Voor urgentie situaties kan je me natuurlijk altijd bellen op …

Vertrouwelijkheid

Vertrouwen is de basis van het coaching traject. Zonder dat kan een coachee zich nooit openstellen en is een coaching traject gedoemd te mislukken. Voor een coachee is het belangrijk om dit te benoemen in het coachcontract. Zeker wanneer er een werkgever in het spel is. Deze heeft namelijk andere belangen dan de coachee. Omschrijf daarom altijd dat informatie nooit met derden wordt gedeeld zonder dat de coachee daar toestemming voor heeft gegeven. Mocht je de informatie uit je trajecten willen bespreken met collega’s om beter inzicht in iets te krijgen, benoem dan dit je dat geanonimiseerd zal doen en ook altijd door dit op voorhand aan te geven bij de coachee. Je zou dit als volgt kunnen opschrijven:

U kunt van mij verwachten dat ik nooit uw gegevens zal delen met derden zonder uw uitdrukkelijke toestemming. Ik zal echter alleen om deze toestemming vragen als ik, in het kader van mijn persoonlijke ontwikkeling, een collega coach wil raadplegen en van deze persoon feedback wil ontvangen over mijn aanpak. Uiteraard zal ik hierbij altijd discreet en volledig geanonimiseerd te werk gaan.

Het zakelijke coachcontract

Het doel van het zakelijke coachcontract is om inzicht te verschaffen in de wederzijdse zakelijke verplichtingen tussen coach en coachee. Dit om hier achteraf geen onduidelijkheid over te hebben. In het zakelijke coachcontract wordt het geschatte tijdspad besproken, voorwaarden gesteld aan de gemaakt afspraken, inzicht gegeven in de vereniging waar een coach bij is aangesloten, wat het uurtarief is, hoe en wanneer er gefactureerd wordt en hoe een coach verzekerd is.

Planning, duur, locatie en afspraakmomenten

Vaak maak je tijdens je eerste sessie een plan voor de coachee. In dat plan maak je een inschatting van het aantal sessie dat je nodig hebt om het gewenste resultaat te bereiken. Ook omschrijf de duur van de sessies, het moment dat ze plaatst vinden, waar ze plaatsvinden en eventueel wat je tijdens de sessie zou wil uitvoeren. Uiteraard kan je de tijd en datum ook later afspreken. Je kan jezelf goed helpen door te werken met een  reserveringssysteem. Zo word je minder onderbroken tijdens je sessies.

Door een tijdspad te creëren schep je een kader. En dat maakt het overzichtelijk. Een omschrijving hiervan kan er zo uit zien:

In eerste instantie gaan we proberen om met vijf sessies jouw doel om minder controle te hebben te bereiken. Dit doen volgens de werkwijze die omschreven staat op…

Bekijk een demonstratie van het coachcontract

Aangesloten verenigingen

Veel coaches zijn aangesloten bij een beroepsorganisatie. Voorbeelden hiervan zijn de Nobco, EMCC, ICF, IAC. Deze verenigingen bestaan om de kwaliteit van coaching te bevorderen door research te doen en onderwijs aan te bieden aan de coaches. Daarnaast stellen zijn ethische richtlijnen op waaraan een coach zich conformeert op het moment als zich bij een vereniging aansluit. Dit is waardevol voor de coachee om te weten. Het schept vertrouwen en er is een plek waar de coachee terecht kan op het moment dat er iets niet goed gaat. Het daarom belangrijk om dit te benoemen in het coachcontract.

De beste manier om dit te doen is door het logo van de branche organisatie in je coachcontract te plaatsen met een korte motivatie waarom je bij deze organisatie hebt aangesloten. Benoem hier ook de belangen voor de coachee. Het coachcontract is tenslotte voor de coachee bedoelt.

Kosten en betaling

Het belangrijkste onderdeel van het zakelijk coachcontract zijn de kosten, de betalings- en annuleringsvoorwaarden. Ondanks dat je er bent om mensen te helpen moet er ook betaald worden voor de dienstverlening. Het is daarom belangrijk om dit heel helder en transparant te omschrijven in het coachcontract. Er zijn vier onderwerpen die je altijd moet benoemen. De kosten en bestede tijd zijn de eerste twee. Een sessie van een uur kan namelijk andere half uur werk in zijn totaliteit hebben i.v.m. verslaglegging en voorbereiding.

De andere onderwerpen zijn de manier van betalen, en de betalings- en annuleringstermijn. In het geval van bedrijven kan je ook aangeven wie de rekening betaald. Dat is wellicht prettig voor de coachee om te lezen. Je zou dit als volgt om omschrijven:

Kosten per sessie € 125, bestaande uit 60 minuten coaching en 30 minuten administratietijd.(administratie tijd bestaat uit verslaglegging en voorbereiding)

De betalingstermijn is 14 dagen. Wanneer sessie binnen 24 voorafgaand aan de sessie worden geannuleerd behoud … zich het recht voor de totale kosten voor deze sessie in rekening te brengen.

Facturen voor de coaching sessie worden gestuurd naar…

* Overigens is de annuleringstermijn een ethische vraag en is dat natuurlijk situatie afhankelijk.

Tot slot over het coachcontract

Naast de inhoudelijke onderwerpen in het coachcontract zijn er nog een paar zaken die ook belangrijk zijn om in acht te nemen. Dit zijn meer onbeschreven zaken maar die van grote invloed kunnen zijn op de beleving van een contract. Een coachcontract wordt soms door meerdere partijen beoordeeld. (denk aan de werkgever of HR afdeling) Ook is het slim om na te denken over de opmaak van het contract en hoe je het aanbiedt aan de lezer.

Denk aan de lezer en beslisser van het contract

In het geval van individuele coaching richt je het coachcontract en de inhoud daarvan op het individu. Maar soms gaan coachcontracten naar werkgevers en / of HR afdelingen. Deze lezen dit soort contracten op een andere manier. Zij denken meer in de vorm van productiecapaciteit omhoog, kosten, investeringen en rendement. Ondanks dat ze hetzelfde belang dienen (en dat is gezonde mensen) beoordelen ze de contracten op andere onderwerpen. Het is verstandig om hier goed over na te denken bij het opstellen van je contract.

In het geval van werkgevers

Werkgevers vinden het belangrijk dat bedrijfsinformatie veilig is. Ook op het moment dat hun personeel gecoacht wordt. Laat daarom weten dat je bereid bent om een NDA te tekenen als daar behoefte aan is. Dat wekt vertrouwen. En die vertrouwelijkheid is net zo belangrijk als de vertrouwelijkheid richting jouw coachee.

Ook is het slim te laten zien dat je verzekerd bent.

Een coachcontract is niet definitief

Het coachcontract is een levend document. In het traject kunnen zaken veranderen. Hierdoor zal het contract bijgestuurd moeten worden.

Bespreek het contract met belanghebbenden

Ondanks dat alles netjes op papier hebt gezet is het belangrijk voor zowel coach en coachee om het coachcontract te bespreken. Benoem de belangrijkste voorwaarden als bijvoorbeeld een annuleringstermijn.

Denk ook na over de manier waarop je het contract aanbiedt. Doe je dit per mail, dan is het slim om het contract ook digitaal te laten tekenen. Dan is het meteen aan het dossier toegevoegd.

Bedenk ook naar wie je het verstuurd. Een individu zal lang niet zoveel mail krijgen als een werkgever of iemand op een HR afdeling. Denk bij het digitaal versturen aan een goede titel zodat het duidelijk is voor de ontvanger waar het over gaat.

Als laatste is het netjes om het contract voordat je het bespreekt alvast even naar de coachee of de werkgever toe sturen. Zo zijn ze altijd op de hoogte van de inhoud voordat je het gaat bespreken.

Dan nog een paar tips

• Stel altijd het belang van de coachee centraal, maar spreek de lezer aan in zijn eigen taal.
• Maak niet te grote beloftes.
• Schrijf alleen verwachtingen op als je ze ook denkt waar te maken.

Samengevat

Een coach contract is tweeledig, zakelijk als inhoudelijk. Beide zijn belangrijk en dienen een ander doel. Er zijn meerdere doelgroepen die het coach contract lezen die andere belangen hebben. Houd hier rekening mee. Probeer zo volledig en concreet mogelijk te zijn over in de inhoud van je coach contract. Dit geeft de coachee of werkgever goed inzicht in de mogelijkheden.

Zelf een coachcontract maken?

Wij helpen onze klanten met het maken van coach contracten. Soms middels een workshop, maar ook onze support kan je hierin adviseren. Als je een  demo aanvraagt, kunnen we je hier meer over vertellen.

Bronnen

The Wiley-Blackwell Handbook of the Psychology of Coaching and Mentoring

Handbook, Principles and Guidelines for a Successful Coaching Partnership

Wij beschikken over templates voor coachcontracten die gratis in onze software kunnen worden gebruikt. Bekijk de mogelijkheden.