Factuur maken

Met de facturatie functionaliteit kan je facturen maken en facturen versturen. Daarnaast zijn er ook een aantal andere opties. Deze staan hieronder allemaal uitgelegd.

Een factuur maken

Een factuur maken kan in Apollo op meerdere manieren. Handmatig, via afspraken en via coachcontracten. Hieronder worden de verschillende optie toegelicht.

Handmatig een factuur maken:

Op een handmatige factuur bepaal je zelf volledig wat hier op komt te staan. Zo’n factuur maak je als volgt:

1. Ga naar facturen.
2. Klik op “Nieuwe factuur”.
3. Type de naam van je cliënt in het veld naam, dan wordt deze automatisch met alle gegevens opgehaald uit de contacten. Klik anders rechts op nieuw contact. Wel gegevens, ga dan door naar vijf.
4. Vul alle NAW gegevens in en klik op opslaan.
5. Mocht je van een bedrijf een referentie / inkoopnummer hebben gekregen, vul dat in bij inkoopnummer. Zo niet, laat dit leeg.
6. Selecteer de betaalmethode. 

Let op

Staat jouw betaalmethode er niet bij, dan kan het zijn dat je hem niet hebt aangezet onder instellingen.

7. Klik op nieuwe factuurregel.
8. Vul het aantal eenheden in dat je wilt factureren. Dat kan bijvoorbeeld uren zijn, maar ook aan verpakking.
9. Omschrijf wat je factureert.
10. Type het bedrag per eenheid. Apollo berekend het totaal.
11. Geef aan of het eindbedrag aan jouw klant een bedrag exclusief of inclusief BTW is. Consumenten ontvangen vaak een inclusief BTW factuur, bedrijven een exclusief BTW factuur. Op beide soorten is BTW van toepassing.
12. Klik op het plusje om:
    1. een tekstje toe te voegen
    2. om een BTW tarief aan te passen. Het standaard BTW kan je instellen onder instellingen. Link naar instellingen.
    3. als er sprake is van korting, deze kan je in € en % geven.
    4. als je een koppeling met een boekhoudpakket hebt, kan je hier ook het grootboeknummer en eventueel de kostenplaats meegeven.
13. Je factuur is nu gemaakt. Wil je de factuur ook versturen? 

Een factuur maken op basis van een selectie van afspraken.

Stel dat je een cliënt meerdere keren per maand ziet en die boekt zijn afspraken via de portal, dan kan je o.b.v. van de afspraken een factuur door het systeem laten genereren. Dit gaat als volgt:

1. Zie factuur van een afspraak maken.

Een factuur maken op basis een coachcontract.

Ook kan je o.b.v. van een financiële afspraak in een coachcontract een factuur maken. Dit gaat als volgt:

1. Zie coachcontracten, link plaatsen.

Aanmaakdatum

Dit is de datum waarop een factuur is gemaakt.

Verstuurd op

Dit is de datum waarop de factuur is verstuurd.

Betaald op

Dit de datum waarop je de status van de factuur naar betaald hebt verandert, of een datum die jezelf invoert op basis van je bankgegevens.

Let op

Als je een boekhoudkoppeling (Reeleezee, Exact) hebt, dan geeft deze de “betaald op” terug aan Apollo. Snelstart doet dit nog niet.

Betaalmethode

Apollo kent zeven betaalmethodes die allemaal te vinden zijn onder instellingen. Bij een betaalmethode geef je aan hoe er betaald is.

Factuurregels

Bij de factuurregels omschrijf je de inhoud van het totaal en wordt deze automatisch voor je berekend.

Aantal

In het aantal veld voer je een getal in van het aantal eenheden dat je hebt verkocht. Dit kunnen uren, of producten zijn.

Let op

Heb je je factuur vanuit de afspraken omgeving gemaakt, dan staat hier een getal. Het getal 1 staat hier voor 60 minuten. Dus als je 1 uur en 15 minuten met een cliënt bent bezig geweest, dan is het getal dat meekomt vanuit de afspraken 1.25.

Omschrijving

Bij de omschrijving omschrijf je de dienst die je het verleend, of het product wat je hebt verkocht. Als je een factuur vanuit afspraken maakt komt er automatisch het volgende mee:

DIENST voor CLIENT NAAM op DATUM VAN UITVOERING, van TIJDSTIP VAN UITVOERING.

Bedrag

Bij het bedrag voor je of het bedrag per eenheid in, of het totaalbedrag wat je op de factuurregel wilt hebben staan.

Exclusief inclusief BTW

Deze functie heb je om je totaal bedrag exclusief of inclusief BTW weer te geven. Als je inclusief bedragen gebruikt, gebruik dan de functie inclusief BTW. Gebruik je in exclusief bedragen, dan gebruikt Apollo.coach ook exclusief.

Factuurregels verplaatsen

Soms staat een factuurregel op de verkeerde plek. Je kan hem dan omhoog of naar beneden verplaatsen op de volgende manier:

1. Ga met je muis naar de drie streepjes op de factuurregel.
2. Pak ze past door je linker muisknop in te druk.
3. Sleep de regel naar de plek waar je m wilt hebben.
4. Laat de muis weer los als deze op zijn plek staat.

Factuurregels verwijderen

1. Beweeg met je muis naar de factuurregel die je wilt verwijderen.
2. Klik op het prullenbakje.

Factuurregels maken

1. Scroll naar de onderste factuurregel of naar de plek waar de eerste factuurregel moet komen.
2. Klik op “nieuwe regel”.
3. Vul de velden op de regel.
4. Klik op “sluit” om de regel te sluiten.

Subtotaal, BTW en totaal

De drie eindbedragen laten respectievelijk het:

• Subtotaal (bedrag exclusief BTW)
• BTW
• Totaal (De som die voldaan moet worden)

Een notitie bij een factuur maken

Soms wil je bij een factuur in een aantekening maken. Dit is handig als je ooit wilt weten waarom je iets op een bepaalde manier hebt gefactureerd. Dit doe je als volgt:

1. Scroll naar onder de factuurregels.
2. Typ je bericht.
3. Klik op verstuur.