Een cliëntvolgsysteem dat eigenaarschap stimuleert
Uiteindelijk moet een coachee het zelf (leren) doen. Een cliëntvolgsysteem moet dat proces zo veel als mogelijk ondersteunen. We geloven dat de onderstaande punten een coachee stimuleren om meer eigenaarschap te nemen, en dat het cliëntvolgsysteem deze processen ondersteunt.
Voor dat we deze punten doornemen, is het belangrijk om te weten dat je als coach alles zelf kunt doen. Dus wanneer een coachee om een reden hier niet toe in staat is, ondersteunt het cliëntvolgsysteem de handelingen ook aan de kant van de coach.
Cliëntvolgsysteem als onderdeel van de behandeling
- Geef verantwoordelijkheid aan coachees door, tussen de behandelingen door, feedback te laten geven via de client login.
- Een afspraak boeken is de verantwoordelijkheid van de coachee. Het cliëntvolgsysteem beschikt over een eigen reserveringssysteem waar dit in kan.
- Ondersteun het leerproces met de kennisbank waarin de coachee zelf kan inloggen.
- Een HR afdeling kan (wanneer dit gewenst is) betrokken worden in het online coaching traject.
Wat is een cliëntvolgsysteem?
Een cliëntvolgsysteem is software waarin coachpraktijken en coach-organisaties de trajecten van hun cliënten kunnen volgen. Ze kunnen deze trajecten digitaal ondersteunen en administreren vanaf de eerste aanmelding tot de laatste sessie.
In het cliëntvolgsysteem wordt o.a. informatie vastgelegd over de voortgang van een cliënt binnen de praktijk of organisatie. Het cliëntvolgsysteem geeft de mogelijkheid om tussen sessies met cliënten te communiceren. Dit kan door berichten te sturen of een coaching programma te delen, met groepen of individuen.
Daarnaast biedt een cliëntvolgsysteem de interne organisatie, of een praktijk, de mogelijkheid om vele administratieve zaken te digitaliseren. Denk aan het maken van facturen, contracten of het maken van afspraken.
Wat doet het cliëntvolgsysteem?
Daarnaast volgt een cliëntvolgsysteem de voortgang van een cliënt in het inhoudelijke traject, maar ook via de administratie weg die een cliënt door een organisatie of praktijk maakt. Het werken met een cliëntvolgsysteem maakt het werk van de coach vaak makkelijker. Zowel inhoudelijk in het coach traject, als administratief / organisatorisch binnen de praktijk of organisatie. Zie hieronder een overzicht van de inhoudelijke voordeelen:
Het helpt om contact te houden met de cliënt tussen de behandelingen door.
Een cliëntvolgsysteem biedt tools om digitaal te communiceren met een cliënt. Als een cliënt vragen heeft kunnen deze ingestuurd worden middels bijvoorbeeld cliënt login.
Kennis delen met cliënten in een kennisbank
Sommige coaches maken zelf een online leerprogramma. In het cliëntvolgsysteem kan dit leerprogramma worden onderhouden. Per onderdeel kan een cliënt toegang worden verleend. Bij het maken van oefeningen of lezen van documenten kunnen cliënten via de cliënt login direct vragen stellen. Deze kan de coach dan weer beantwoorden als daar tijd voor is.
Voortgang van meegegeven opdrachten beter monitoren.
Wanneer cliënten opdrachten uitvoeren tussen trajecten door kunnen ze deze (wanneer afgerond, of wanneer er vragen over zijn) doorsturen via een cliënt login aan een praktijk of behandelaar.
Een plek waar jouw cliënt al zijn informatie van jou kan terugvinden.
Alle informatie van een cliënt is altijd vanaf één plek oproepbaar. De cliënt login omgeving. Of het nu om berichten, coach contracten, documenten of gevolgde cursussen of facturen gaat. De cliënt kan altijd alle informatie op één plek terugvinden.
En dit zijn de administratieve en organisatorische voordelen van een cliëntvolgsysteem.
(Digitale) coach sessies inplannen zonder te bellen of te mailen
Een van de grootste organisatorische voordelen van een cliëntvolgsysteem is de mogelijkheid om cliënten zelf afspraken te laten platen. Zij loggen in, in de cliënt login omgeving, en boeken een afspraak op het moment dat jij het hebt klaargezet.
Eén database en één software systeem waar alle informatie in zit.
Een ander groot voordeel is dat een cliëntvolgsysteem een alles-in-één oplossing is. Alle software onderdelen die je nodig hebt in jouw praktijk zitten er in. En alle berichten die door cliënten in de cliënt login worden gemaakt worden direct opgeslagen in het systeem en zijn ten alle tijden terug te vinden.
Het maakt direct eenvoudig facturen van afspraken die zijn geweest
Naast het volgen van cliënten helpt het administratieve gedeelte van het cliëntvolgsysteem ook bij het maken van facturen. Met één druk op de knop wordt een afgerond afspraak omgezet in een factuur waarop tijd, datum, eventueel AGB code of registratienummer kan worden geplaatst.
Het helpt bij het maken van overeenkomsten
Bij het opstarten van een coaching traject hoort een overeenkomst. In deze overeenkomst staat omschreven wat er gedaan gaat worden, hoeveel keer etc. Het cliëntvolgsysteem helpt je om standaard overeenkomsten te maken die je keer op keer kan hergebruiken en personaliseren voor iedere nieuwe klant. Dit scheelt enorm veel administratietijd.
Informatie is direct toegankelijk voor collega’s, mits hier toestemming voor is.
Als collega’s geautoriseerd zijn om informatie van cliënten te lezen, kunnen ze hier direct. Dit helpt in de praktijk bij verlof, vakantie of ziekte van één van de medewerkers.
Meer weten over ons cliëntvolgsysteem?
Wij hebben een support afdeling die je graag uitlegt wat de eventuele voordelen voor jouw praktijk kunnen zijn. Maar daar voor moeten we eerst weten wat je doet en waar je graag organisatorische, of inhoudelijke kansen zou willen benutten in je praktijk. Bekijk daarom een keer onze online demonstratie zodat we je daarna stap voor stap kunnen uitleggen wat je voor je kunnen betekenen.